Организация event мероприятий.Или как прийти к успеху

    

   Любая компания в тот или иной момент своего существования приходит к необходимости организации event-мероприятий. Причем совсем не обязательно это  будут грандиозные массовые шоу. Вполне вероятно, событием в жизни компании станет открытие нового производства, либо юбилейная дата. Или даже тренинг для сотрудников.

 Короче, так или иначе, событийный маркетинг (а event  по-английски – это событие), имеет место быть.

А это значит, что  организовывать  event-мероприятие придется… Кому? Если в штате компании есть соответствующие специалисты (может быть рекламисты, специалисты по связям с общественностью,  специалисты по внутренним коммуникациям и т.п.) – то ответственность за подготовку и проведение event ляжет на них. А если нет – тогда прямая дорога в специализированные агентства. Коих сегодня на рынке достаточное количество.

Итак, на первый вопрос ответили.

 

 Бюджет

 

Сколько потратить на мероприятие? Хорошо, если события предусмотрены  заранее, на этапе планирования бюджета на предстоящий период. Соответственно, есть  от чего оттолкнуться. Если нет – тоже не беда. Тем более, если обратитесь в агентство – будет смета. И вот нее можно плясать в ту или иную сторону.  Да здравствует тендер! Пусть за право реализовать проект поборются несколько компаний.

 

 Аудитория.

 

А судьи кто? Клиенты! Или внутренние (работники компании), или внешние – те, для кого компания и трудится на рынке. Так, кто лучше всех знает внешнего клиента? Правильно, служба продаж. Она и становится чаще всего инициатором для коммерческих event. А внутрикорпоративные мероприятия проводятся с подачи службы по работе с персоналом.

 

 Событие. Событие? Событие!

 

Когда мероприятие становится действительно событием для участников и организаторов? Лишь тогда, когда выполняются следующие условия:

- запоминаемость и уникальность,

-создание вовлеченности у участников,

- отличная подготовка, организация и воплощение.

Учтем это при подготовке и проведении мероприятия.

 

 Цель event.

 

Наметить цель надо обязательно! К примеру, для внешнего клиента – презентация нового продукта. Для внутреннего – укрепление командного духа и приверженности компании.

 

 Этапы подготовки и проведения event мероприятий.

 

Их несколько.

Если коротко их представить то получится следующее:

1. Идея/концепция,

2. Запуск проекта,

3. Подготовка,

4. Проведение мероприятия,

5. Подведение итогов.

Немного разверну, хотя, в общем-то, и так боле менее понятно.

 

 Идея.

 

   Возникла мысль! Немного подумали – и вот она плавненько перетекает в концепцию event мероприятия. Что это будет? Концерт, корпоративчик, семинар – чтобы не выбрали, нужно определить цели, задачи, аудиторию, для которой все это и затевается. Идут живые обсуждения, подтягиваются все заинтересованные лица. Рождается ПРОЕКТ! По другому и не назовешь. Теперь все силы будут брошены на реализацию ПРОЕКТА!

Пока все ходит внутри компании. Никто со стороны и не подозревает, что затевается и какой сюрприз их ожидает. Так что вполне возможно, если что-то мешает подготовить и провести event на отлично, дать отбой. До лучших времен.

 

 Запуск.

 

Даем ПРОЕКТУ жизнь!

Рождаются самые важные для реализации проекта документы: приказ о проведении event мероприятия, программа, планы-графики и т.п. Те, кому повезло (а может, и не повезло) назначаются ответственными. Бюджет есть, если нет – формируется. На основании оного составляется смета.

Поскольку «решение окончательное и обжалованию не подлежит», можно везде трубить о предстоящем event (если это предусмотрено форматом мероприятия).

 

 Подготовка.

 

 

Закрутилось, завертелось.

Формируются списки участников, идет рассылка приглашений, переговоры с подрядчиками, заключаются договора и т.п. шаг за шагом продумываете и проделываете все, что установлено планом-графиком.

 

Проведение мероприятия

 

Это время подготовки места проведения event мероприятия и его непосредственное проведение. Идет оформление помещения/площадки, накрываются столы/ монтируется оборудование, встречаются гости и т.п. Организатор на телефоне! Телефонные номера всех лиц, задействованных в процессе под рукой. Все идет по порядку, риски продуманы, выходы из возможных ситуаций найдены.

Event в разгаре. Организатор все держит под контролем. Мероприятие завершено. Гости разъезжаются, площадь освобождается. Подрядчики получают остаток сумм по договору.

 

Подведение итогов.

 

Все только начинается. Сейчас с вас спросят, насколько эффективно вы потратили деньги компании. Все ли довольны? Есть ли результат? Так что при планировании event мероприятия надо обязательно предусмотреть организацию обратной связи: анкеты, опросники, интервью и т.п.

Расходы подбиты, прекрасно, если удалось уложиться в смету. Нет - ищите объективные причины происшедшего. И, конечно, надо освещать мероприятие, в зависимости от формата - широко, либо узконаправленно.


 

 

 

Комментарии


Заголовок комментария:
Ваш ник:
Ваш e-mail:
Текст комментария:
Введите текст на картинке