Как составить план для участия в выставке
    Хотите составить план участия в выставке и не знаете с чего начать? А нужен ли план участия в выставке как таковой? Как не упустить нечто важное при подготовке к очному участию в выставке?

   В своей статье я постаралась дать ответы на вышеуказанные вопросы. Надеюсь, что мой многолетний опыт подготовки и участия в выставках кому-нибудь да пригодится.

 

   Итак, составлять план или нет? Каждый решает сам. Например, мы план не составляли. Просто существует определенный набор операций, который необходимо осуществить, чтобы участие в выставке было успешным. И это набор мероприятий и действий настолько привычен и многократно повторен, что из головы его не вышибить и пушкой. Как у меня, так и у моих сотрудников.

   Однако, если вам удобнее составлять план, или вы только начинаете работать на ниве промышленной рекламы, участие в выставке может и стоит начать с описания основных действий и указания сроков их реализации.

   Итак, в других материалах раздела «Промышленная реклама» я подробно рассказывала и о составлении выставочного плана на год и о выборе места для экспозиции, застройке. Начните свой план именно с этих действий. Вот вам первые пункты плана:

заключение договора, выбор места и вида стенда.

    В зависимости от масштаба выставки, срок проведения данных мероприятий до начала выставки может сильно колебаться. Будет ли это за год до предстоящей выставки, или за 4 месяца - выбирать вам, приняв во внимание все условия. Соответственно, в договоре и правилах участия всегда написано, в какие сроки подавать ту или иную информацию - для бейджей, в каталог и пр. Занесите эти сроки в свой план для участия в выставке.

   Укажите в плане способ доставки рекламной продукции и оборудования. Потому как лучше заранее определиться с тем, как вы повезете все необходимое на выставку. Месяца за 3-4, если выставка за территорией России. И месяца за 2-3, если выставка в РФ. Собственная машина пойдет, либо вы воспользуетесь услугами транспортной компании - вы должны знать это, для того, чтобы заключить договор и осуществить оплату.

   Определитесь, будете ли специально к выставке издавать какую-либо рекламную продукцию или сувениры. На это тоже надо отвести от 2 до 6 месяцев до начала выставки.

   Прикиньте количество рекламно - информационных материалов. Достаточно ли того, что у вас осталось? Или необходимо что-то довыпустить? Определитесь с оборудованием. Что вы повезете? Потребуется ли мебель или пр.? Образцы продукции, стенды с продукцией - может быть надо подготовить новые или обновить старые? Делайте это заранее, без спешки.

   Планируете ли публикации в печатных СМИ, размещение баннеров в Интернете и пр., т.е. проведение рекламной кампании перед выставкой? Укажите это в своем плане.

   Будут ли на выставке работать промоутеры? Не забудьте тогда заключить договор и на этот вид услуг. А также позаботиться о раздаточных материалах (флаерах и т.п.)...

   Работы по застройке. Если застройка индивидуальная, то можно объявить тендер. Опять таки месяца за три-четыре. Чтобы спокойно выбрать и доработать вариант. Если стенд стандартный, то в данном случае все берет на себя организатор. За вами лишь оформление стен или площади.

   Проживание и проезд стендистов. Позаботьтесь о комфортном пребывании специалистов на выставке. И помните - если выставка большая, то номера эконом-класса в нормальных гостиницах уходят быстро! Бронируйте не менее чем за 1-2 месяца! В любом случае, если изменится состав, перебронируете на другую фамилию. Выбор гостиницы может отталкиваться либо от близости к месту проведения выставки, либо от выигрышного ее расположения (в центре города, либо в живописном месте). Главное - чтобы люди могли быстро и легко добираться до выставки.

   Еще одно замечание. На мой взгляд, стендисты должны приезжать в город проведения выставки за день до ее открытия. Либо накануне дня застройки. Потому как можно спокойно отдохнуть после длительного перелета, например,  и разместить экспозицию. И даже если задержат рейс, у вас в запасе будет некоторое время.

   Предусмотрите в плане, будут ли проводиться во время работы выставки семинары и презентации с участием ваших специалистов. Чтобы и материалы раздаточные подготовить в нужном количестве и выступление продумать. А также, что совсем не помешает, составить список тех компаний, которые вы пригласите на семинар.

   Кстати, приглашение руководителей и специалистов интересных нам компаний на стенд - дело очень нужное и полезное. Поработайте с отделом продаж над таким списком и разошлите приглашения заранее. И уж если вы приглашаете руководителей, то обеспечьте присутствие на стенде кого-то из управленческого состава вашего предприятия (фирмы). Не солидно, когда директор крупной компании, которого вы долго окучивали, придя на стенд, вынужден беседовать с рядовым менеджером.

   Пометьте в плане участия в выставке, будут ли на стенд приезжать руководители высшего звена? Другие специалисты вашей компании? Нет ли необходимости заказать им транспорт и пригласительные билеты?

   И самое главное, поставьте перед стендистами цели и задачи, которые требуется решить участием в выставке. Пусть руководитель отдела продаж на совещании перед выставкой, скажет напутственное слово. И естественно, потом не забудет спросить о выполнении поставленных задач с этих же стендистов.

   Ну, и конечно, позаботьтесь о культурной программе для стендистов. Хотя, это уже можно в план для участия в выставке не вносить)))

 Читайте также другие материалы по выставочной тематике на моем сайте. Загляните в раздел Промышленная реклама (реклама b2b)

Остались вопросы? Вы можете задать их мне посредством электронной почты a.linden@yandex.ru , либо непосредственно через форму для обратной связи. Я обязательно отвечу. Подробнее на странице Контакты