Как провести семинар. Раздатка

   Итак, подведем первые итоги.

   Что мы имеем после первых этапов организации семинара:
   Есть тема, назначены докладчики, которые, конечно же, уже полностью поглощены подготовкой своих выступлений, утверждена программа мероприятия. Списки приглашенных отработаны, вы  уже имеете представление, сколько человек готовы оторваться от своей супер важной работы и приехать (прийти)  к вам. Если же семинар с открытым списком - вы приложили максимум усилий, чтобы об этом узнали представители вашей целевой аудитории. Но и в этом случае, надеюсь, вы не забыли про предварительную регистрацию, и упомянули об этом в своих приглашениях и анонсах. Кстати, вполне не плохо бы стимулировать людей регистрироваться заранее обещанием некоего бонуса, который вы, конечно, не забудете вручить.

 

Помещение для семинара. Модератор.

 

  Помещение, надеюсь, тоже выбрано. Если оно в вашей собственности все проще, если нет,  значит, вы уже заключили договор аренды зала и не забыли включить туда (при возможности) всю необходимую вам для проведения семинара аппаратуру и оказание технической поддержки. Естественно, вы выбирали зал (если не в рамках выставки), учитывая многие факторы, в том числе и удобные подъезды, и шаговую доступность общественного транспорта. Надеюсь)))

   Еще по подготовке помещения для семинара. Продумайте заранее, как и где будут расположены докладчики. Если на сцене - значит, потребуется некий президиум,таблички с ФИО и должностью докладчика, микрофоны как в президиуме, так и на трибунке докладчика. Сразу, чтобы не забыть - поставьте воду негазированную и стаканы для докладчиков! На стол президиума положите фирменные ручки и блокноты. Потому как кто-то может захотеть делать пометки, это будет не лишним.

   Все проще, если докладчики сидят в зале и на сцену выходят лишь для доклада. И докладчику спокойнее, он не находится постоянно под "прицелом" аудитории, и вам.

   Рекомендую позаботиться о модераторе семинара. Существует несколько разных взглядов на роль и статус модератора. Первый - модератор -это уважаемое лицо, представляющее приглашающую сторону. Он может комментировать доклады, давать свою оценку выступлению и отвечать на вопросы из зала. В данном случае это  либо генеральный директор либо технический директор. Таким образом, вы лишний раз подчеркнете статус мероприятия, уважение к аудитории и докладчикам. Второе мнение - модератор, лицо которое просто объявляет докладчиков и следит за соблюдением регламента. Такой модератор не имеет права вступать в дисскусии, он должен быть не заметен.

  Мы проводили семинары с тем и с другим типом модераторов. Скажу сразу - первый интереснее, если сам модератор - фигура харизматичная. Несомненно оживляет семинар, потому что из простого потока докладов, семинар превращается практически в спектакль. Но подчеркну еще раз - для этого нужна яркая личность, которой есть что сказать, и которая не боится это что-то сказать.

Второй вариант гораздо проще, потому как достаточно лишь подобрать человека с хорощей дикцией.

Так что для модератора семинара  тоже надо предусмотреть место и микрофон.

 

 Раздатка

 

  Теперь надо подумать о раздаточных материалах. Участник семинара обязательно должен унести с собой максимум полезной ему информации и не только той, что он успел запомнить или записать.
   Как мне кажется (ориентируясь на опыт) в раздатке обязательно должна быть брошюра, которая будет содержать основные тезисы докладов, либо презентации докладчиков. Наличие такой брошюры позволяет слушателю делать пометки на полях, изучать слайды, если, например, он плохо видит на экране, а кроме того, он всегда может освежить в памяти всю информацию, которую он получил на семинаре. Ну, а кроме того, это очень презентабельно.
   Значит, решили. Брошюра с докладами, блокнот для записи, ручка, программа семинара и список участников (при возможности) - это минимум. Совершенный минимум. Обязательно надо дополнить, на мой взгляд, рекламной продукцией - каталоги, образцы продукта, коммерческое предложение, если таковое у вас к семинару будет готово, прайс-лист (при возможности), максимум контактной информации.
   И на память, конечно, же, сувенир. Не слишком дешевый, чтобы человек отнесся к этому несерьезно, ну и не слишком дорогой  - это уже разорительно для вас. Ищите нечто оптимальное и функциональное, то, что не положат в дальний ящик и не выкинут на выходе с семинара. В начале года к месту будут календари, но если вы начнете раздавать их в апреле, люди могут подумать, что вам просто некуда девать остатки тиража. Подарите флеш-карту с вашей персонализацией  в хорошей упаковке - он всегда востребованы. Кстати, на нее вы можете записать и ваши рекламные продукты (каталоги, фильмы и пр.)

 

Заинтересовались? Тогда Вам первые два материала на тему подготовки и проведения семинара:

Как провести семинар. Читайте!

Как провести семинар. Приглашение.

Организация семинара. Целевая аудитория