Как провести семинар. Приглашение

   Продолжаем разговор.

Первый этап мы прошли, цели, задачи, аудитория и темы обозначены. Есть дата семинара и ответственные лица.  Издан приказ.  Разработан поэтапный план.

Теперь переходим непосредственно к его реализации.

Приглашение на семинар.

  Естественно, вы начнете  собирать аудиторию путем рассылки приглашений. Составляйте приглашение на семинар емко и кратко. Что, где, когда, ну и, конечно, кто. Не надо долго и нудно расписывать, кака вы замечательная организация и какой суперский семинар вы затеваете. Интересная тема семинара или конференции, авторитетные докладчики  - вот что способно привлечь аудиторию.

  Кстати, отдельно о пригласительном письме. Не поленитесь в каждый бланк письма вписать ФИО и должность того специалиста, которого приглашаете либо руководителя организации. По собственному опыту - письма, имеющие в верхней правой части фразу "По списку рассылку" так и хочется выкинуть в урну, не читая..

Обязательно прилагайте программу, и контактную информацию, чтобы приглашаемый мог подтвердить свое участие, отказаться или запросить дополнительную информацию.

 

  Очень часто спрашивают - нужно ли делать приглашение на семинар оригинальным, необычным? Ответ, на мой взгляд, не однозначен. С одной стороны - мы говорим о семинарах для аудитории b2b, т.е. достаточно специфичной аудитории, которая руководствуется при принятии того или иного решения отнюдь не эмоциональными или эстетическими соображениями. Главный принцип все же - целесообразность. Если вы заранее позаботились о том, чтобы тема вашего семинара была актуальна и интересна - люди зацепятся. Если же вы попытаетесь замаскировать блеклый семинар красивым приглашением - вы получите аудиторию, которая будет не довольна результатом. Поэтому все должно быть в меру. Рекомендую все же больше внимания уделить теме, программе семинара и  докладчикам. И еще - работайте именно с вашей целевой аудиторией, приглашайте тех, кто действительно нуждается в вашей информации. Совершенно пустое рассылать приглашение на семинар по продающимся  базам рассылки, чаще всего оно просто уйдет в корзину.

 

  После первого круга рассылки приглашений представителям именно вашей целевой аудитории, не забудьте прозвонить клиентов, получили ли они ваши письма, напомните, что надо подтвердить участие до определенного числа. Если подтверждение не поступает -  звоните еще раз.  Обычная практика - приглашать и совершать обзвон поручается службе продаж.

До начала семинара вы должны получить информацию о количестве участников, потому как от этого зависит формирование раздаточных материалов, заказ обедов и пр., транспортные услуги.

Если вы организуете доставку участников семинара до места проведения, проживание - не забудьте об этом написать в приглашении, чтобы люди сразу задумались и сообщили требуется ли им подобная услуга.

  В итоге вы должны получить список участников с ФИО, контактной информацией, и сведениями о том, какие из предлагаемых вами услуг будут востребованы. Зачем платить лишние деньги, если половина участников не собирается оставаться на ужин?

  Если семинар или конференция с открытым списком участников и свободным доступом,надо позаботиться о том, чтобы как можно большее число представителей вашей целевой аудитории узнали о семинаре. Собственный сайт, интернет-порталы вашей тематики, специализированные издания, пользующиеся авторитетом и популярностью, конечно, рассылка. Если семинар организуется во время проведения выставки - можно разместить информацию о семинаре в каталоге выставке, на стенде, например, на банере при входе в павильон. Кроме того, если своевременно вы дадите информацию о теме и времени проведения семинара организатору выставки, то данные об этом будут доступны на сайте выставки и пр. 

 

  Итак, непосредственных участников семинара вы уже пригласили. Теперь надо позаботиться о тех, кто будет освещать данное мероприятие (если, конечно, уровень его подготовки и проведения позволяет это сделать). СМИ - печатные, либо эфирные, вот кто обязательно должен поприсутствовать на семинаре. Если тема семинара интереснане только конкретным целевым группам, но и актуальна для общества в целом, сложностей с приглашением быть не должно. Некоторые журналы и газеты с удовольствием примут участие в семинаре, потому как это - хороший информационный повод.

   Естественно, о  приглашении СМИ надо позаботиться заранее. Может быть даже организовать транспорт (особенно, если материалы будут опубликованы на бесплатной основе). Не забудьте подготовить и небольшой пресс-релиз, либо справко об организаторе, теме семинара и его актуальности. Чтобы журналисту было лечге ориентироваться в докладах и структуре мероприятия.

Видеосъемка семинара будет очень кстати. Можно на ее основе изготовить ролик и распространить на эфирные каналы, кроме того, просмотр видео после окончания семинара позволит провести анализ как организации так и самих докладов (чтобы скорректировать те моменты, которые "выпадали" из общей картины).

Продолжим готовиться к семинару уже в следующей статье... 

С чего начать? Читайте статью "Как организовать и провести семинар"

И следующий материал "Раздаточные материалы на семинаре"

И не помешает определиться с целевой аудиторией