Как провести семинар. Читайте!

   Как гром среди ясного неба. "Нам нужен семинар! А подготовить и провести его выпала честь Вам!". Слова коммерческого директора нарушили все планы. Да...Что называется, судьба распорядилась иначе. Как в анекдоте про Танечку.

 

Ну чтож, думаю, пришло время поговорить об одном из наиболее эффективных способов продвижения товаров на рынке b2b - организации и проведении семинаров и конференций для потребителей. Причем потребителей в широком понимании этого слова - и конечных, и перепродающих, и проектирующих.
Как организовать и провести семинар или конференцию, как сделать мероприятие качественно и грамотно, именно об этом я и постараюсь рассказать в своей статье.

Решение о проведении семинара или конференции или с чего начать?.

Вообще, понимание того, что семинары необходимы для эффективного продвижения - это должно быть априори.  Ваша целевая аудитория - не массовый покупатель и решение о покупке принимается совершенно не так и не под влиянием тех факторов, что присущи  ритейлу.
Значит, надо «кормить» конечного потребителя нужной ему информацией, а перепродавцов учить продавать ваш товар, значит, тоже «кормить» информацией, но несколько иначе.
Поэтому, в идеале должен существовать годовой план проведения семинаров и конференций, как для конечных потребителей, так и для дилеров, проектировщиков, учебных заведений и т.д.
Если же вы только пришли к пониманию необходимости семинара или начинаете свой бизнес, значит вопрос «как провести семинар» для вас очень актуален.

Какой хотим мы семинар: потребителю должно быть интересно!

Окончательно решение о проведении семинара должен принять коммерческий директор (или директор по маркетингу и тп.), но этому предшествует совещание с участием всех заинтересованных лиц - сбытовиков, рекламистов, технической службы.


Для того, чтобы провести семинар хорошо и качественно должно быть определено следующее:
- целевая аудитория и количество участников (например, конечный потребитель, а именно энергетические хозяйства);
- тема мероприятия (например, новые энергоэффективные решения для электросетевых компаний);
- формат мероприятия и его продолжительность (только докладная часть, либо доклады + экскурсии, однодневный семинар или двухдневный);
- цель семинара (например, повысить узнаваемость бренда, привлечь внимание к новым товарам, в конечно итоге - повысить продажи);
- службы, ответственные за подготовку и проведение семинара.

   Желательно, чтобы уже до начала совещания коммерческая служба уже провела некую работу по определению темы предстоящего семинара. Если есть реальные новинки, о которых стоит рассказать потребителю и которые могут его заинтересовать - то это очень хорошо, можно сказать тема лежит на поверхности. Если нет таковых, то следует пообщаться с вашими клиентами, выяснить, что было бы интересно им узнать в процессе семинара. Можно также идти "в ногу со временем" и выбирать тему семинара, ориентируясь на модные тренды (например, энергоэффективность, либо борьба с  контрафактом и т.п.).

Кроме того, придать семинару значимость и повысить интерес целевой аудитории к нему может приглашение к участию в качестве докладчика авторитетного в вашей отрасли специалиста, прикладного ученого или руководителя партнерской компании, которая использует вашу продукцию не один год. Пусть поделится своим опытом. Приглашенных лиц можно выбирать исходя из темы семинара. Например, у нас он был посвящен вопросам некачественной продукции, подделок и т.п. Поэтому мы вполне закономерно пригласили специалиста МЧС, чтобы он поделился цифрами статистики, рассказал о том, какими нормативными актами в настоящее время руководствуется пожарный инспектор при приемке объекта.

Семинар, доклады которого имеют ПРАКТИЧНУЮ ценностью - имеют все шансы на успех.

Но сразу замечу - не перегружайте семинар докладами. Человек реально не способен объять не объятное, и он попросту устанет от бесконечной череды выступлений. И конечно, в программе обязательно должно быть предусмотрено время на общение докладчиков с аудиторией.   

Кстати, хочу заметить, что семинар или конференция - это одно из меропритятий в программе кросс-маркетинга. Поэтому, елси вы такую программу реализуете, рассмотрите возможность привлечения к участию в семинаре вторую сторону. Подробнее о кросс-маркетинге читайте в моей статье "Кросс-маркетинг приносит успех".

 

Приказ - залог успешной организации семинара.

Как только вы получили ответы на все вышеозначенные вопросы, можете приступать к формированию ПРИКАЗА по предприятию. Не игнорируйте этот пункт, особенно если проведение семинара для вашей компании явление не рядовое. С приказом повышается ответственность назначенных лиц, и вы, как рекламист, не останетесь один на один со своими проблемами и мучительными вопросами «как провести семинар, и не ударить в грязь лицом».
В приказе вы отразите основные аспекты мероприятия и укажите, за какую организационную часть какая служба отвечает.
Например, за подготовку докладов - технический директор или главный технолог; за подготовку необходимой техники и оборудования - служба компьютерщиков, за рассылку приглашений на семинар и формирование аудитории- служба продаж; за обеспечение безопасности  - служба охраны; за организацию обедов, ужинов, развлекательных мероприятий, раздаточных материалов и пр. моментов - служба рекламы; и т.д.
И не забывайте в приказе обозначить сроки исполнения, чтобы не бегать в последний день с широко раскрытыми глазами и ртом, с застрявшим в горле криком...
И под занавес приказа - должно быть назначено лицо, которое будет осуществлять контроль за его исполнением. Будет ли это генеральный директор или кто-то другой - вам решать. Главное чтобы человек был заинтересован, и понимал всю важность данного мероприятия.
Кроме сроков исполнения в самом приказе, можно также подготовить поэтапный график работ по приказу, в котором вы разобьете все действия по подготовке и проведению семинара на конкретные мероприятия с четкими датами и результатами работ, и закрепите за каждым ответственное лицо. Это еще более упростит вашу задачу, поверьте мне.

Мы сегодня решили - что завтра семинар!

Мой совет - начните работу над семинаром месяца за 1,5-2 до даты его проведения. Вы сможете спокойно и качественно выполнить свою работу, и другие службы тоже, а те, кого вы приглашаете, успеют включить ваш семинар в свой рабочий график.

Приказ издан. Каждый ответственный получил задание. 

Назначьте контрольное совещание, недели через три, в ходе которого каждый должен будет отчитаться о выполненных работах. В случае обнаружения «узких мест» у вас еще останется время для корректировки мероприятия, и принятия дополнительных мер по устранения недостатков.
Надеюсь, часть ответов на вопрос «как провести семинар» вы уже успели получить? 

 

Ps: наверняка Вы дочитали до конца, в надежде наткнуться на анекдот про Танечку! Вот она - заслуженная награда:

- Сегодня мы собрались здесь, чтобы поговорить о Танечке... Танечке могло бы быть 19... Это была бы веселая, энергичная и красивая девушка. Но судьба распорядилась иначе... Танечке сегодня 52!

 

Читайте следующие разделы рубрики:

"Приглашение на семинар",

Раздатка

Организация семинара: целевая аудитория