Как подготовить и провести семинар на выезде

      Иногда возникает необходимость провести семинар или конференцию не по месту нахождения предприятия или компании. С одной стороны, это очень верный шаг, поскольку возможность быть ближе к потребителю, потенциальному или постоянному тоже дорогого стоит. Согласитесь, не каждая компания командирует ценного специалиста надолго и далеко (не все же находятся в Москве). И затраты будут велики, да и отрывать профессионала от работы на длительный период тоже бывает очень накладно.

   Поэтому, идем к потребителю сами. Т.е. организуем и проводим семинар в месте концентрации наших потребителей.

   А когда концентрация наиболее велика? Правильно, в дни проведения специализированных выставок и форумов.  Поэтому, заранее (именно так, а не в последний день перед началом выставки), планируем, что наш востребованный семинар или конференция пройдут в этот период. Конечно, очень замечательно, если в выбранной выставке и сама компания принимает участие. Сами понимаете, стенд компании - это лишняя возможность сообщить потенциальным участникам семинара о его проведении. Но если не сложилось с участием - не беда, главное, позаботиться о его организации.

   По опыту, проводить семинар в рамках выставки лучше во второй или третий день. Во-первых, есть время присмотреться, все изучить и хорошо подготовиться. Во-вторых, есть возможность провести рекламную кампанию по приглашению на семинар, как на стенде, так и посредством привлечения организаторов (поставить штендер на входе, повесить баннер, дать объявление, промоутерам раздавать флаеры и т.п.). Ну и конечно, ничего не мешает вам оповестить всех заинтересованных потребителей о проведении семинара или конференции, дать информацию в специализированных изданиях, на собственном сайте и других посещаемых тематических порталах.

   Естественно, на аренду зала и дополнительного оборудования заключается договор. Что вам потребуется? Чаще всего, необходимым является экран, проектор, компьютер (ноутбук), указка-переключатель, микрофоны с системой звукоусиления. Может потребоваться флип-чарт, плазма, DVD, а может и нет. Решайте сами.

Не забудьте о паузах. Будет ли у вас кофе, чай, бутерброды.  Либо только минеральная вода. Позаботьтесь о том, чтобы все было привезено заранее, включая одноразовую посуду и салфетки. Мелочей не бывает! Запомните! Отсутствие такой банальности как урна способно отравить жизнь и участникам семинара и его организаторам.

   Зона регистрация. Организуйте ее таким образом, чтобы всем участникам было удобно  и быстро пройти регистрацию. А это значит, если вы планируете, что участников будет более 100 человек, значит, надо поставить на регистрацию несколько человек. Листы регистрации должны быть у каждого, минимизируйте время на каждого участника, собирайте визитки.

   Раздатка. Подготовьте все материалы заранее, разложите по пакетам или папкам, в зависимости от того, что и  в чем вы планируете раздавать. Кстати, о раздатке я уже писала в одном из своих материалов по подготовке семинаров и конференций.

   Анкеты. Подготовьте опросные листы, посредством которых вы постараетесь понять, удался ли ваш семинар, какие выступления были наиболее интересны, какие темы актуальны, а какие требуются переосмыслить или доработать. Не постесняйтесь задать вопросы и об организационных моментах  семинара: приглашении на семинар, самой организации, питании, качестве рекламных материалов и т.п. Вся собранная информация позволит вам подготовить следующий семинар более качественно и интересно. Анкеты вы раздаете вместе с раздаткой, просите заполнить и вернуть при выходе. Модератор обязательно должен упомянуть об этом и в начале и по завершению семинара. Поставьте людей на выходе из зала, пусть собирают анкеты.

   Когда все будет закончено, потратьте время и подготовьте удобоваримый список участников семинара, а еще лучше - занесите их в специальную базу. Поскольку эта база - ценный источник, из которого вполне вероятно будет питаться доходная часть вашего бизнеса. Поэтому, база должна использоваться постоянно, для рассылки новостей, листовок, приглашений на новые семинары, поздравлений с праздниками и т.п.

   Если же нет необходимости привязываться к конкретным мероприятиям, то тогда зал для проведения семинара или конференции можно подыскать как в гостиницах, так и в различных бизнес-центрах. Еще вариант - аренда зала в Торгово-промышленных палатах. На самом деле, все зависит от того, какой сценарий проведения семинара вы для себя определили. Будет ли кофе-брейк и обед, каково количество участников, какое оборудование требуется.  Ну, и конечно, дата проведения и продолжительность.

   Зная все эти параметры, вы можете разослать запрос по ряду наиболее интересных гостиниц или бизнес-центров. Кстати, критерии выбора той или иной гостиницы я уже описывала в одной из своих статей на тему организации и проведения семинаров. И заодно, не забудьте упомянуть в своем запросе о бронировании номеров для проживания спикеров и организаторов семинаров. И чаще всего, гостиницы идут на встречу и дают скидки на проживание при условии бронирования зала. Если не предлагают - спрашивайте сами.

   Ну, далее все по стандартной схеме, приглашения, обзвон, презентации, раздатка и т.п. Повторяться не буду, все это есть в моих статьях.

Комментарии


Заголовок комментария:
Ваш ник:
Ваш e-mail:
Текст комментария:
Введите текст на картинке